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Effizienzbremse E-Mail 31.01.2005
  Wenn Sie Führungskraft sind und viel mit E-Mail arbeiten, sollten Sie diesen Artikel lesen
  Effizienzbremse e-mail – was erwartet Sie in diesem Artikel?

In diesem Essay geht es um den Umgang mit e-mails in Unternehmen und die Wirkung desselben in Bezug auf Arbeitsorganisation und Führungsarbeit .Weiterhin beleuchte ich die Rolle von e-mail als Klima-Weiche , als Konfliktkatalysator und als (De-)Motivations – instrument.

Die Situation

E-mail ist schnell , kostengünstig und unkompliziert. Einverstanden .Im privaten Bereich allemal. Aber wie sieht es im beruflichen Umfeld aus , beispielsweise in der unternehmensinternen Kommunikation?
Hier kann e-mail-falsch eingesetzt- Schaden anrichten.

E-mail ist schnell .Vor allem für den , der sie schreibt. Da alle glauben , mit e-mail ginge es schneller , haben alle volle Briefkästen . Da alle volle Briefkästen haben und viel Zeit brauchen , um mails zu beantworten, wartet so mancher Absender lange auf eine Antwort.
Viel länger , als wenn er das gleiche Anliegen per Telefon angebracht hätte.

Mittlerweile verbringen MA einen gehörigen Teil ihrer Zeit mit der Verwaltung des virtuellen Informationsoverkill.
So mancher Führungskraft im Urlaub wird mulmig, wenn sie an die Zahl der mails denkt, die sie nach Urlaubsende zu verarbeiten hat.

Unternehmensinterner spam

By the way,zwar hat jedes Unternehmen eine firewall zur Abwehr von sog.spam von außerhalb , aber gegen den spam im Unternehmen muss erst eine Waffe erfunden werden.Sie glauben nicht , dass es hausinternen spam gibt?
O-ton eines Seminarteilnehmers :
"Das meiste klicke ich an und es wandert sofort in den Müll." oder : "Ich lese eigentlich nur noch die Betreff-Zeile und entscheide danach, welche mails ich öffne und lese." oder sogar: "Die Hälfte meiner mails landet unbesehen im Müll."
Das ist viel, wenn man bedenkt,dass diese Führungskraft ca. 300 mails in der Woche bekommt. Soviel zum Thema "unternehmensinterner Müll".
Selbst wenn wir diese Aussagen mit einem 50%igen „Bei -mir ist –es- besonders-schlimm“-Abschlag belegen ,zeigt sich ein ernüchterndes Bild und eine fragwürdige Tendenz.

Zur Klarstellung , ich betrachte die mails an sich nicht als Müll, das steht mir nicht zu .Deren Absender haben gute Absichten und Gründe.
Die zitierten Teilnehmer als Empfänger von mails sagen damit lediglich : „ Diese Info ist für die erfolgreiche Erfüllung meiner Aufgabe nicht bedeutsam.“
Man kann Ihnen sogar zugute halten , dass Sie so handeln. Ist es nicht ein Teil des Anforderungsprofils für Manager , Prioritäten setzen zu können?
Postkorb lässt grüssen...

E-mail als Effizenbremse in der Führung

Friedhelm B. ist Verkaufsleiter im Versicherungsaussendienst.Es ist Montag und er trifft einen Mitarbeiter zufällig auf dem Flur.“Gut , dass ich Sie sehe , haben Sie meine mail bekommen?“ .Sie wissen , was jetzt kommt. Genau. Die beiden reden drüber.
Der MA hatte nicht auf die mail geantwortet, obwohl er über Ihren Inhalt und den Ton empört war.

Was war geschehen? Am Freitagnachmittag, also kurz vor dem Wochenende, schickt Friedhelm B.an alle Vertriebler eine mail mit folgendem Inhalt (Original-Zitat)

„Ich darf daran erinnern, dass wir beim letzten meeting festgelegt hatten, dass JEDER seine Terminquote um 10% zu erhöhen hat. Ich habe noch nichts gehört!!! Das kann schlimme Konsequenzen haben!!!“

ALLE Vertriebler haben einen Frontalangriff herausgehört, und Ihnen als Leser geht es bestimmt ähnlich.

In einem Konfliktworkshop mit externer Begleitung spricht ein Vertriebsmitarbeiter diese mail an. Er beschwert sich über Ton, Inhalt und Zeitpunkt. Als er hinzufügt, das ganze Wochenende mit der Familie sei an ihm vorbeigerauscht, weil er die mail im Kopf hatte, wird die Betroffenheit bei allen größer – auch beim CHEF.

Als er das Wort hat, sagt er mit sichtlicher Betroffenheit, dass dieser Effekt in keinster Weise gewollt war. Er habe damit Besorgnis zum Ausdruck bringen wollen und nicht Verärgerung, diese mail sei ein Fehler gewesen.
Aus dem Kontext des Workshops heraus war dieses eine glaubwürdige Ausssage.
Die Vertriebler sind verblüfft und irritiert.
Den meisten wird schlagartig bewusst, dass Geschriebenes potenziell mehrdeutig ist und Fehler in der Verständigung nach sich ziehen können.

Viele von Ihnen kennen solche Phänomen aus eigener Praxis.
Der ungewollt entsehende Ärger kostet eine Menge Zeit und Energie.
Diese Führungskraft hatte insofern Glück, als dass es eine Gelegenheit gab, dieses offen an zu sprechen – in der Teamsupervision.

Sollten Sie Führungskraft sein, und sich angewöhnt haben, Ihre MA per e-mail zu führen, dann haben Sie jederzeit die Möglichkeit, dieses zu verändern.

Damit kein Missverständnis entsteht – gegen Information per e-mail ist nichts einzuwenden, aus der Serie „Neue Entwicklung im Unternehmen: XYZ“ – „“Die Agenda für das nächste Meeting“ oder „Bitte die neue Parkplatzordnung in der Tiefgarage beachten“ etc.pp.

Themen, die mit dem rollenbezogenen Verhalten der MA zu tun haben, sind tendenziell Führungsthemen.

Diese sind nicht besonders für e-mail geeignet.
Die Führungskraft ist besser beraten, das persönliche Gespräch zu suchen, um Missverständnisse zu vermeiden, um zu erfahren, wie es um den MA gerade bestellt ist.

„Keine Zeit“ sagen jetzt viele.

Man überlege sich, wieviel Zeit die klimatische Verstimmung kostet, die so manche e-mail nach sich zieht.Vielleicht greifen Sie dann das nächste Mal eher zum Hörer,als zur Tastatur.


Vielleicht haben auch Sie, liebe Leserin, lieber Leser Lust, spontan zum Hörer zu greifen, und mir Ihre Erfahrungen mit zu teilen?
Herzlich gern:

0231/756236 Sie können mir natürlich auch eine E-mail senden ;-))))
info@coachingpoint.net

Copyright: Uwe Riebling/2005

Alle Rechte an diesem Artikel verbleiben beim Autor.
   
   
   
Eingestellt von*:   Uwe M. Riebling
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