Eine Messe wie die CeBIT informiert über den Status quo einer Branche, zeigt Visionen auf, bildet weiter und bietet Kontakt zu Anbietern, potentiellen Kunden und Kollegen. Um in der Masse nicht unterzugehen, beginnt ein erfolgreiches Kontaktmanagement wie vor der Messe. Die letzte Nacht vor der Anreise reicht also nicht aus. Stattdessen sollten Sie gleich damit anfangen.

 Welche Kontaktquellen stehen Ihnen dafür zur Verfügung?
1. Messekataloge, insbesondere als Internetrecherche
2. Fachliche Foren und Vorträge
3. Aktive Kunden und Projekte
4. Altkunden und Projekte
5. Verlorene Kunden und Projekte
6. Vermittler und Netzwerke wie www.dozentenboerse.de, www.openbc.com und andere Internetforen
7. Messefeten und Kneipenbekanntschaften

Der Messekatalog am Beispiel www.cebit.de
Etwa vier Wochen vor der Messe stehen auf der Seite des Messeveranstalters die Ausstellerdaten und Vortragsthemen im Netz. Bitte denken Sie bei den Kontaktmöglichkeiten nicht nur an die direkten Aussteller. Zahlreiche Referenten auf diversen Vortragsbühnen und Foren bieten hierfür gute Kontaktchancen.

Ist ein Ansprechpartner identifiziert, dann schicken Sie ihm vor der Messe eine Mail oder rufen ihn an. Die meisten Ansprechpartner sind recht froh, wenn sie bereits vor der Messe ein paar feste Termine einplanen können. Nur die Anfänger verlassen sich darauf, kalt, d.h. unangemeldet die richtigen Personen während der Messe zu treffen.

Das Timing
Natürlich macht es wenig Sinn, schon Wochen vor der CeBIT Gesprächstermine einzuplanen (Ausnahmen bestätigen wie immer diese Regel). Der beste Termin ist die Woche vor der Messe. In der Messewoche selber sind schon viele unterwegs und mit anderen Dingen beschäftigt.

Das Planungstool
Je nach Datenbank, sind zunächst die Kontaktdaten zu aktualisieren. Im Rahmen der Ansprache (Mail oder Brief) gilt es dann den Tagesablauf zu planen. Ob PDA, Excel Sheet oder Laufzette, es gilt Terminüberschneidungen zu vermeiden und die eigenen Wege zu optimieren. Planen Sie am besten im Halbstunden oder Ganzstunden Raster.

Falls Sie es noch nicht kennen - das Messegelände in Hannover ist das größte der Welt und das heißt, Sie laufen schon mal eine halbe Stunde von einem Ende bis zum anderen, sofern Sie durchkommen! Und auch mit den Bussen geht es nicht viel schneller, nur können Sie da sitzen.

Legen Sie sich zum Beispiel mit Hilfe eines Excel-Sheets (Download unter http://www.b2bmarketing.de/html/cebit_einsatzplan.html ) eine persönliche Terminübersicht an. Und dann kann es losgehen.

Die Ausstattung
50 Visitenkarten pro Tag sind das Minimum. Handouts, also Profile und Flyer reichen 15 bis 20. Hinzukommt noch das Excel-Sheet oder eine eigene adäquate Planungshilfe.

Denken Sie bitte auch daran, Ihre Gespräche müssen entsprechend dokumentiert werden. Am besten machen Sie das jeweils zeitnah und auf einem Stück Papier. Für die Profis gibt es dann das Notebook oder den PDA. Wichtig ist nur, dass Sie die Gesprächsinhalte wirklich zeitnah erfassen und Sie sich auf dem Weg bis dahin nicht an Ihrem eigenen Material totschleppen.

Die Verbindlichkeit
Damit das Gespräch auf der Messe für beide Seiten verbindlich ist, sollten Sie am Ende des Gesprächs den nächsten gemeinsamen Schritt fixieren. Egal, ob dies nun das Übersenden weiterer Infos ist, ein Folgetermin, ein Rückruf oder das bekannte "Sonstiges". Es gehört immer eine zeitliche Fixierung hinzu. Zum Beispiel Anfang kommender Woche, Mitte nächsten Monats usw.

Wenn Sie einen solchen Termin nicht fixieren, fehlt die Ernsthaftigkeit. Sie werden also sehr viel Aufwand treiben müssen, um sich selbst und den Gesprächspartner zu motivieren, den Gesprächsfaden wieder aufzunehmen.

Die Nacharbeit
Messen eigenen sich hervorragend zur Kontaktanbahnung. Abschlüsse werden dort allerdings nur selten getätigt. Dabei lässt sich einiges erleichtern und beschleunigen, wenn von vornherein mit Prioritäten gearbeitet wird. Was ist besonders wichtig oder zeitkritisch? Was kann warten und kann gleich in den Papierkorb?

Im nächsten Schritt wird anhand von Visitenkarten, eigenen Aufzeichnungen und wichtiger Flyer die eigene Kontaktdatenbank vervollständigt und in der Regel eine Widervorlage hinterlegt. So lassen sich sukzessive die Kontakte abarbeiten und das eigene Geschäft weiter ausbauen.

Der Rest ist Fleißarbeit. Viele Trainer akquirieren nur einmal im Jahr, und das richtig - auf Ihrer Messe.

Veränderungen in Messelandschaft am Beispiel der CeBIT
Während früher auf Messen tatsächlich Neuerungen präsentiert wurden, sind die meisten Kunden heute schon recht gut informiert, wenn Sie auf den Messestand kommen. In der Regel sind dies nur zu wenig, die selber kommen. Also blüht das gute alte fahrende Volk der Gaukler wieder auf. Allerdings nicht wie in den Vorjahren mit bunten Bühnenshows sondern durch fachliche Vorträge und Foren. Zwar sind diese in der Regel kostenpflichtig, doch mit etwas Geschick und entsprechend aktuellen Vortragsinhalten haben auch die in der Regel nicht so finanzkräftigen Trainer und Berater eine Chance, dort in Erscheinung zu treten.

Für dieses Jahr ist der Zug allerdings abgefahren, aber es gibt ja das nächste Jahr und sicherlich auch die nächste Messe, wo Sie das hier gelesene praktisch ausprobieren können ..... und sollten.

Viel Erfolg