Kosten der Fluktuation ermitteln und Fluktuation verhindern
05.05.2011
Die Neubesetzung von Stellen nach dem ungeplanten Ausscheiden qualifizierter Fach- und Führungskräfte kostet viel Zeit. Zugleich ist sie mit weitaus höheren Kosten verbunden, als die meisten Führungskräfte ahnen.
Wie Sie als Personalleiter die Kosten der Fluktuation ermitteln können und welchen weiteren Nutzen die Fluktuationskostenanalyse bezüglich des Risikomanagements im Unternehmen hat, erfahren Sie im folgenden Beitrag. Mit diesen harten Fakten gewappnet gelingt es Ihnen, eine Bereitschaft zur Umsetzung von Maßnahmen zur Senkung der Fluktuationskosten zu erzeugen.
Kennzahlen zur Fluktuation generieren
Informationen über die Anzahl und Häufigkeit ungewollter Fluktuation sind wichtige Kennzahlen, aus denen sich Aussagen über die Zufriedenheit der Mitarbeiter beispielsweise mit der Führung oder mit der Vergütung im Unternehmen ablesen lassen. Aus der Übersicht aller Fälle ungewollter Fluktuation werden Stellen, Abteilungen und Bereiche erkennbar, in denen ungewollte Fluktuation häufig vorkommt. Die Ursachen der Fluktuation können dann gezielt analysiert werden.
Werden diese Ergebnisse mit einer genauen Aufstellung der Kosten der Fluktuation in jedem einzelnen Fall in Verbindung gebracht, so ergeben sich daraus weitere nützliche Informationen: Es zeigt sich, bei welchen Stellen und Bereichen durch Fluktuation besonders hohe Kosten entstehen, die es durch speziell ausgerichtete Maßnahmen zu senken gilt.
Mehrfacher Nutzen der Kostenanalyse
Durch eine detaillierte Kostenanalyse werden auch die Risikobereiche sichtbar, in denen das Unternehmen bei einer ungewollten Fluktuation durch Verlust von Wissen und Handlungsfähigkeit besonders geschädigt wird. Diese Risikobereiche liegen häufig bei den so genannten Critical Skill Employees, den Potenzial- und Leistungsträgern, den Inhabern von strategisch relevanten Funktionen sowie den Spezialisten mit am Markt schwer verfügbaren Kompetenzen.
Durch eine detaillierte Analyse der Kosten der Fluktuation erhalten Sie Fakten, die in den meisten Fällen Ihre Vermutung untermauern werden: Ungewollte Fluktuation verhindern ist kostengünstiger als ständig Stellen neu besetzen zu müssen. Dass letzteres aufgrund der demographischen Entwicklung zunehmend schwieriger und teurer wird, kommt noch hinzu. Mit einer Checkliste der I.O. BUSINESS Unternehmensberater erhalten Sie Unterstützung bei der Ermittlung der Kosten der Fluktuation.
Fluktuationskostenanalyse als Teil des Risikomanagements
Eine detaillierte Analyse der Kosten der Fluktuation trägt zudem zum Risikomanagement bei, nicht nur, weil die Stellen mit besonders hohen Kosten der Fluktuation sichtbar werden. Fluktuationskosten sind positionsabhängig und steigen in der Regel, je höher die Stelle in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit ist ein nicht zu unterschätzender Faktor.
Durchschnittswerte zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit des vorzeitigen Ausscheidens eines neuen Mitarbeiters relativ hoch ist. Scheidet ein neuer Mitarbeiter beispielsweise aufgrund einer Fehlbesetzung nach kurzer Zeit wieder aus, so fallen alle Kosten der Wiederbesetzung erneut an. Es empfiehlt sich daher, die ermittelten Kosten der Fluktuation mit dem Durchschnittsfaktor 1,3 für die Wahrscheinlichkeit des vorzeitigen Ausscheidens des neuen Stelleninhabers zu multiplizieren.
Risiken vorbeugen – Fluktuation verhindern
Besonders auf die Stellen so genannter Critical Skill Employees gilt es zu achten: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, dessen Kompetenzen am Arbeitsmarkt kaum verfügbar sind, so fallen hohe Such- und Wiedereinstellungskosten an. Üblicherweise bleibt die Stelle lange vakant, was hohe Produktivitätsverluste zur Folge hat.
Noch dramatischer ist die Fluktuation im Bereich der Stellen mit strategischer Relevanz. Hatte der ausgeschiedene Mitarbeiter eine Schlüsselfunktion inne, so kann der Weggang des Funktionsinhabers ein Unternehmen sogar existentiell gefährden: Auf das Erzielen von Wettbewerbsvorteilen gerichtete Projekte verzögern sich oder versanden, Kontakte zu Kunden oder Lieferanten reißen ab. Darüber hinaus geht unternehmensspezifisches Wissen verloren oder kommt schlimmstenfalls sogar Wettbewerbern zugute.
Kosten der Fluktuation ermitteln
Wie hoch die Kosten der Fluktuation tatsächlich sind, ermitteln Sie, indem Sie die Fluktuationskosten bei jeden Fall ungewollter Fluktuation detailliert festhalten. Zu den direkten Kosten der Fluktuation zählen beispielsweise Stellenanzeigen, Reisekostenerstattungen für angereiste Bewerber sowie gegebenenfalls Kosten für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen.
Die indirekten Kosten der Fluktuation beziehen sich vorwiegend auf den Arbeitsaufwand in der Personalabteilung sowie bei den Führungskräften und Kollegen im Umfeld des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Im Zuge der Rekrutierung eines Nachfolgers sind etwa die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil der Stelle zu überprüfen und anzupassen, Stellenanzeigen zu formulieren, Bewerbungsunterlagen zu sichten und Gespräche mit Bewerbern zu führen.
Ursachen der Fluktuation ergründen
Ist schließlich ein neuer Mitarbeiter eingestellt, muss er eingearbeitet werden. Auch dies kostet Zeit und verursacht Kosten. Hinzuzurechnen sind die Opportunitätskosten für den entgangenen Nutzen oder Gewinn, den das Unternehmen erzielt hätte, wenn der ausgeschiedene Mitarbeiter weiter seiner Arbeit nachgegangen wäre.
Die Analyse der Kosten der Fluktuation und der Vergleich aller Fluktuationsfälle zeigen deutlich, wo die Ergründung der Ursachen der Fluktuation am nutzbringendsten ist: Dort, wo die Kosten der Fluktuation am höchsten sind und da, wo die größten Risiken für das Unternehmen bei Fluktuationen entstehen. Eine selten genutzte Möglichkeit, Informationen über die Gründe der Fluktuation zu erlangen, ist es, den ausscheidenden Mitarbeiter im Austrittsgespräch offen darauf anzusprechen.
Mit gezielten Maßnahmen Fluktuation verhindern
Auch die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in Bereichen oder Abteilungen, in denen verstärkt ungewollte Fluktuation auftritt, ist eine Möglichkeit, die Fluktuationsursachen herauszufinden. Sind die Ursachen ermittelt, gilt es zielgenau Maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen, die die ungewollte Fluktuation verhindern oder zumindest deutlich verringern können. Dies können Maßnahmen zur Verbesserung des Führungsverhaltens sein oder ein flexibel gestaltetes Arbeitszeitsystem, das den Mitarbeitern ermöglicht, Beruf und Familie besser zu vereinbaren.
Die Modernisierung des variablen Vergütungssystems ist eine weitere denkbare Maßnahme, die dazu führen kann, die Bindung der erfolgskritischen Funktionsträger zu verbessern. Wenn Sie die Kosten der Fluktuation und das Fluktuationsrisiko genau kennen wird klar, an welchen Stellen am sinnvollsten anzusetzen ist mit Maßnahmen, die Fluktuation verhindern können. Unterstützung bei der detaillierten Ermittlung des Fluktuationsrisikos und der Kosten der Fluktuation bieten Ihnen zwei Checklisten der Unternehmensberater von I.O. BUSINESS. Diese stehen Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung.
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