Moderation - Besprechungen vorbereiten und organisieren
14.09.2005
Sie kennen das leidige Thema der Besprechungen sicherlich aus eigener Anschauung: kein Zeitrahmen kann eingehalten werden ...
Moderation - Besprechungen vorbereiten und organisieren
Sie kennen das leidige Thema der Besprechungen sicherlich aus eigener Anschauung: kein Zeitrahmen kann eingehalten werden, Ziele werden nicht erreicht, Teilnehmer kommen mehr oder weniger zu spät und - last but not least - einige Teilnehmer sind nicht einmal ausreichend mit dem Thema vertraut.
11 Punkte für effiziente Besprechungen, die ihr Geld wert sind:
1) Legen Sie ein konkretes und messbares Ziel für die Besprechung fest, z.B. "Die Fehlerrate wird bis zum 01.07. um 10% reduziert.". Der reine Informationsaustausch ist selten ein Ziel für eine Besprechung, ausgenommen besondere organisatorische, wirtschaftliche oder personelle Veränderungen.
2) Bevor Sie eine Besprechung einberufen, überlegen Sie, ob ...
... Sie Ihr Ziel nicht konsequenter mit Einzelgesprächen und direkter Verteilung der Aufgaben erreichen könnten
... eine bessere Vorbereitung der Besprechung mit einführenden Einzelgesprächen erreicht werden könnte
3) Laden Sie nur die direkt an der Erreichung des Ziels beteiligten Mitarbeiter ein. Je weniger Teilnehmer einer Besprechung beiwohnen, desto effizienter kann sie in der Regel gestaltet werden.
4) Legen Sie den genauen Termin und die voraussichtliche Dauer von maximal einer Stunde fest, nachdem Sie sichergestellt haben, dass alle Teilnehmer verfügbar sind. Verhinderungen sind nur entschuldbar, wenn ein lange vorher vereinbarter Termin mit höherer Priorität, z.B. mit Kunden, im Wege steht. In diesem Fall benennt der Mitarbeiter einen Stellvertreter, den er natürlich vorbereiten muss. Die Terminierung sollte etwa eine Woche vor der Besprechung erfolgen.
5) Legen Sie die Besprechung nicht auf den späten Nachmittag, wenn die Teilnehmer auf ihr tägliches Leistungstief zusteuern.
6) Planen Sie eine Low-Tech-Veranstaltung und verwenden Sie nach Möglichkeit papiergestütztes Präsentationsmaterial.
7) Fassen Sie den Ist-Zustand sowie das Ziel auf ein bis zwei gedruckten Seiten zusammen. Laden Sie schriftlich zur Besprechung ein und legen Sie diese Dokumentation bei.
8) Geben Sie den Teilnehmern drei Tage Zeit, um das Ausgangspapier um Punkte zu ergänzen, die ihnen kritisch erscheinen.
9) Beginnen Sie die Besprechung absolut pünktlich. Bestrafen Sie nicht die pünktlichen Teilnehmer mit der Warterei auf unpünktliche Kollegen. Bestimmen Sie einen Moderator (Sie selbst?) und einen Protokollführer - beide sind am besten nicht inhaltlich in die Diskussion verstrickt. Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer sich an der Diskussion beteiligen. Sorgen Sie dafür, dass Punkten mit vergleichbarer Gewichtung ähnliche Zeiten eingeräumt werden. Geben Sie, wenn nötig, Regeln für die Gesprächsführung bekannt und lassen Sie den Moderator für die Einhaltung der Regeln sorgen.
10) Hüten Sie sich vor Monologen! Jeder Teilnehmer kann in ein bis zwei Minuten seinen eigenen Anteil vorstellen; die übrigen Teilnehmer kommentieren das Präsentierte direkt im Anschluss. Lassen Sie jeden vorgetragenen Punkt einschließlich der Einwände und Anregungen protokollieren.
11) Das Ende der Veranstaltung besteht aus den Punkten:
* Wer hast was bis wann messbar zu erledigen?
* Festlegung des Termins für die nächste Besprechung. Stellen Sie unmissverständlich klar, dass dieser Termin nur stattfindet, wenn jeder Teilnehmer wenigstens ein (Zwischen)-Ergebnis liefert.
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